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Lesson 1-2
需求清單檢核表
活動類型、日期、人數、預算
一、為什麼需要標準化需求清單？
一份完整的需求清單是場地租賃業務的基礎。80% 的業務問題來自於需求確認不清楚，導致報價錯誤、設備漏配、客戶不滿。
✅ 標準化需求清單的好處
- 避免遺漏：確保每個必要資訊都有收集
- 提高效率：加快報價與排程速度
- 減少糾紛：白紙黑字，雙方認知一致
- 數據追蹤：方便統計與分析客戶需求
- 自動化基礎：未來串接系統的起點
二、需求清單核心四要素
任何活動的需求確認都離不開這四個核心要素。每一項都會直接影響報價與場地安排。
| 要素 |
為什麼重要？ |
確認重點 |
| 活動類型 |
決定場地配置與設備需求 |
研討會 / 婚宴 / 展覽 / 尾牙... |
| 日期時間 |
影響檔期與加價規則 |
平日 / 假日 / 時段 / 加班 |
| 人數規模 |
決定場地大小與座位數 |
實際與會人數 / 最大容量 |
| 預算範圍 |
篩選合適方案與服務等級 |
總預算 / 彈性空間 |
三、標準需求清單表單
以下是一份完整的需求清單範例，可直接套用於實務工作。
四、常見活動類型與標準配置
不同活動類型有不同的標準配置，了解這些可以加快需求確認速度。
🎤 企業研討會
👥 人數：50-200 人
⏰ 時長：半天/全天
📐 配置：劇場式/教室型
🎛️ 設備：投影、音響、麥克風
🍱 餐飲：茶點/午餐
🎉 產品發表會
👥 人數：100-300 人
⏰ 時長：2-3 小時
📐 配置：劇場式 + 舞台
🎛️ 設備：舞台、燈光、音響、錄影
🍱 餐飲：雞尾酒會
📚 教育訓練
👥 人數：20-80 人
⏰ 時長：全天
📐 配置：教室型 + 分組桌
🎛️ 設備：投影、白板、音響
🍱 餐飲：午餐 + 茶點
💍 婚宴/尾牙
👥 人數：200-500 人
⏰ 時長：3-4 小時
📐 配置：圓桌宴會
🎛️ 設備：舞台、燈光、音響、投影
🍱 餐飲：晚宴套餐
🎨 展覽/市集
👥 人數：500-2000 人（流動）
⏰ 時長：1-3 天
📐 配置：開放空間 + 攤位
🎛️ 設備：展示架、照明、音響
🍱 餐飲：依需求
📰 記者會
👥 人數：30-100 人
⏰ 時長：1-2 小時
📐 配置：劇場式 + 主桌
🎛️ 設備：舞台、多機錄影、直播
🍱 餐飲：茶點
五、預算評估指引
客戶常常不知道該準備多少預算。提供一個大致的預算參考，可以幫助客戶做決策。
💰 標準活動預算參考（100 人規模）
場地租金（半天）
$15,000 - $30,000
基本設備（投影、音響、麥克風）
$5,000 - $10,000
座椅桌子
$3,000 - $8,000
午餐便當（$150/人）
$15,000
茶水點心
$3,000 - $5,000
人力服務（場控、技術）
$5,000 - $10,000
總計參考
$46,000 - $78,000
💡 預算溝通技巧
- 分項說明：不要只給總價，讓客戶了解錢花在哪
- 提供選項：基本方案 / 標準方案 / 豪華方案
- 彈性調整：預算不足時，提供替代方案（如：自備便當、減少設備）
- 附加價值：強調服務品質、設備品質、經驗等無形價值
六、關鍵重點
- ✅ 標準化是效率的關鍵 — 用固定表單收集需求
- ✅ 核心四要素 — 活動類型、日期、人數、預算
- ✅ 越詳細越好 — 減少後續來回確認時間
- ✅ 活動類型決定配置 — 熟悉常見活動的標準需求
- ✅ 預算需要引導 — 提供參考讓客戶有概念
- ✅ 記錄是自動化基礎 — 為未來系統化做準備
